Na een heerlijk ontspannende vakantie terug aan het werk en al stress krijgen. Niet met deze tips. Sommigen onder ons weten er alles van. Het klinkt niet logisch, maar veel mensen zitten al vóór de start van de werkweek met hun hoofd (en zorgen) op het werk. Komt het je ook bekend voor?

Anderen dan weer hebben netjes hun tijdelijke afwezigheid voorbereid (zie bijvoorbeeld ons artikel Werk en verlof: zo vertrek je stressloos op vakantie) maar krijgen al vanaf dag één een overload aan stress door een uitpuilende mailbox en de stapel “dringend” af te handelen.

Vijf praktische tips. Dit is deel één van een artikelreeks van drie.

Neem je zen-gevoel mee naar het werk en start met een goede planning en een aantal van de onderstaande tips. Niet alle tips zijn toepasbaar voor iedereen of in ieders situatie. Pik mee wat voor jou nuttig lijkt. En laat ons gerust je mening of ervaring weten! (Dit is een ge-updated artikel van 2018)

1. Maak een shortlist van dringendste zaken

Veel kans dat er een pak dringende, nog dringender en meest dringenderderdest dossiers op jou liggen te wachten. Neem even de tijd voor een overzicht. Maak een shortlist van de écht belangrijke zaken. Zet die effectief op papier, in een lijst en kleef er een tijd op. Klaar om af te punten. Zaken die zich nog aandienen worden onderaan toegevoegd.

2. Maak een “Plan van aanpak”

Maak een planning, een lijst net zoals je dat doet voor je  vertrek op vakantie. Bewaar dat lijstje voor later op je PC. Bewaar het lijstje ook op je computer voor later gebruik. Je kan het wat later nog eens doorlopen en aanvullen met zaken die je mogelijks blijkbaar vergeten was.

3. Haal niet het maximum uit je vakantietijd

Een verduidelijking is hier wel op zijn plaats. Het is verleidelijk het maximum uit je vakantietijd te halen door bijvoorbeeld te regelen dat je op zondagavond thuis komt. Maar wellicht is het zinvol om dit toch beter een dagje vroeger te doen om in alle rust een aantal voorbereidingen te treffen, uit te pakken, boodschappen te doen, je planning voor te bereiden en zeker ook nog wat te chillen. Gegarandeerd minder stress dan als je de volgende morgen reeds op het werk moet staan.

4. Blokkeer je eerste en indien mogelijk ook je tweede werkdag

Het blijkt een goede timemanagement tip om de eerste en de tweede dag van je terugkomst op het bedrijf in je agenda te blokkeren als onbeschikbaar. Als het lijkt dat je beschikbaar bent gaan medewerkers dingen in je agenda zetten of vergaderingen  voor je inplannen. Zo creëer je de broodnodige ruimte om eerst de dringende zaken  af te handelen.

5. Hoe begin je de eerste werkdag?

Start goed uitgerust en ga es vroeg slapen in de geruststellende wetenschap dat alles “onder controle” is voor je eerste werkdag.

Je staat best vroeger op dan normaal en neem er je tijd voor, in alle rust.  Het is een super goed idee om jezelf nog eens je teverwennen met bijvoorbeeld een vers fruissapje of andere verwennerijen die je heerlijk vindt.

Een mooie tip die ook écht werkt is om extra vroeg (2 uur eerder is ideaal!) naar kantoor of je werk te vertrekken: je bent twee uur vroeger dan de rest en je kan in optimale rust reeds één en ander doornemen voor de collega’s toekomen.

Bonus tip! Mailbox strategie

email die uit computer loopt overload

In dit e-mailtijdperk is het geen verrassing als je inbox blijkt uit zijn voegen te barsten na een paar weekjes verlof. Zo hoeft het je niet te verbazen dat je enkele uren of zelfs dagen nodig hebt om deze stortvloed te verwerken en geraak je net daardoor dan achterop met andere taken die ook belangrijk zijn of zich ook hebben opgebouwd in die tijd.

Wat blijkt?
Een overvolle mailbox na vakantie levert stress op bij werknemers. Een goed uitgeruste werknemer kan hierdoor al binnen een paar dagen stress pieken.  (Bron: NU.nl)

Een mooie én bruikbare tip die we kregen was om je auto-responder voor je e-mails zo in te stellen dat de auto-responder ook nog de eerste en zelfs de tweede dag je afwezigheid of onbeschikbaarheid meedeelt. Collega’s die het moeten weten, weten wel dat je wel op kantoor bent maar zo krijg je in die eerste dagen tijd om eerst alle dringende zaken op te lossen.

In een volgend artikel komen we uitgebreid terug op deze heikele materie (waar overigens ook al door anderen veel studiewerk is over gedaan).

Voor nu willen we ook onderstaande gewaagd lijkende tip niet onthouden:

DELETE direct al je e-mails die binnenkwamen tijdens je vakantie. Roekeloos? Gek?
Dat dacht ik ook eerst toen ik het voor het eerst las. Vorig jaar kwam ik die tip terug tegen op een dure managementcursus en heb ik die (en ik geef toe: met een klein hart) toegepast in de krokusvakantie van vorig jaar. Al was ik enigszins al gerustgesteld dat met name in Nederland een paar bekende managers in interviews al aangaven deze techniek toe te passen. Eén van de redenen lees je bijvoorbeeld in de bestseller “Het Betere Werken” van Denise Hulst. In het boek stelt de auteur dat 80% van de e-mails na je vakantie niet meer relevant zijn. De overige 20% zullen vanzelf terug met jou contact opnemen als het nodig of dringend blijkt.

En hoe verliep mij eigen (toch best risicovolle) experiment?
Bijna alle belangrijke zaken kwamen vanzelf terug in mijn mailbox. De meeste mensen kennen het probleem van overvolle mailboxen na afwezigheid en sturen zeker na een vakantieperiode nog een friendly reminder. Voor een paar andere zaken kon ik mij excuseren (verloren gegaan, per ongeluk gewist in de overvolle mailbox na vakantie) en achteraf gezien heb ik welgeteld 1 (één!) opportuniteit écht gemist door deze kamikaze-actie. Maar de wereld stond niet stil en inmiddels hebben zich vele andere opportuniteiten aangediend.

Voor de vakantie van nu had ik mijn out-of-office boodschap verfijnd met de expliciete vraag om mij terug te contacteren na mijn vakantie indien geen antwoord. Zo ligt de verantwoordelijk ook voor een groot deel bij de afzender. Ook heb ik vóór het deleten deze keer één minuut gescrold en twee (!) expliciet gemarkeerde mails behouden.

Het resultaat: na twee weken vakantie bespaarde ik mij anderhalve dag werk met één druk op de knop.

Het is natuurlijk begrijpbaar dat zo’n tip niet voor iedereen weggelegd is of dat je koudwatervrees hebt. Daarom komen we later nog met een apart artikel over hoe je je mailbox temt in 8 handige én bruikbare tips, als je dus wel degelijk je inbox behoudt en dus effectief wil behandelen.

Heb je ook leuke tips om je zen-gevoel van de vakantie mee te nemen naar het werk? Laat het ons weten via een berichtje!